CMS pour un site extranet ?

[Praia-do-Forte]

Bonjour,

Nouvelle sur ce forum, je me décide à poster après avoir lu de très nombreux posts sur les CMS, sans avoir encore trouvé la réponse à mon problème.

Ma responsable me demande de mettre en place très rapidement (comme dhab !) un site extranet pour lentreprise.

Je cherche donc un CMS qui soit bien adapté aux besoins dun extranet.

Pourriez-vous svp maider à identifier le CMS le mieux adapté ?

Ce serait très sympa, car vu les délais très tendus, je ne peux malheureusement pas tester plusieurs CMS comme je le voudrais...

Une fois le choix arrêté, je viendrai partager cette expérience au fil du projet.

Grandes lignes du projet :

- Classification des contenus à laide de rubriques contenant des sous-rubriques (jusquà 6 niveaux), dans lesquelles on peut placer texte + images + docs PDF à télécharger

- Site bilingue français/anglais

- Accès restreint pour membres seulement (gestion oubli du mot de passe)

- Recherche full text efficace, y compris dans les PDF qui contiennent lessentiel des infos

- Recherche multi-critères (ex : critère 1 = concert ; critère 2 = rock ; critère 3 = Ile de France), donc indexation des contenus en rapport.

- Modules pages daccueil : notamment module news classique (résumés articles + liens vers rubrique news), module Dernières mises en ligne (noms fichiers + lien), et module darticles publiés en homepage seulement. Bref, une homepage dynamique ; )

Si envisageable :

- Possibilité de copier le site sur une clé USB pour lexploiter hors connexion (salons, rdv clients...)

- Au moins 2 profils dadmins (admin général, admin contenus)

Je précise quen tant que webdesigner, je ne suis pas très calée en technique, donc plus la courbe dapprentissage est rapide, plus jai de chances de men sortir ; )

Merci davance de vos conseils !

[davidm]

Nouvelle sur ce forum, je me décide à poster après avoir lu de très nombreux posts sur les CMS, sans avoir encore trouvé la réponse à mon problème. Ma responsable me demande de mettre en place très rapidement (comme d’hab !) un site extranet pour l’entreprise.

Tout dépend de ce qu'on entend par "très rapidement", mais je dirai déjà que ça commence mal : un site web, un intranet ou un extranet ne sont pas des projets à mener dans l'urgence mais des éléments qui doivent faire partie d'une stratégie. Ca n'engage que moi (et c'est sûrement lié à mon expérience de consultant en organisation et management), mais j'estime que si les conditions de réussite minimum ne sont pas réunies, il faut savoir expliquer à un manager qu'il vaut mieux prendre plus de temps et faire les choses correctement, avec en plus dans le cas d'un extranet une appropriation par les acteurs de l'outil. Inutile de dire qu'en se pressant, la seule chose qu'on peut estimer réussir c'est un outil royalement inutilisé, puisqu'on ne prendra pas le temps de définir les besoins en amont, et de former / informer / sensibiliser les parties prenantes.

Le minimum vital pour réussir un tant soit peu un projet urgent c'est d'avoir les moyens (techniques, hommes, compétences => donc des moyens financiers derrières) pour le réaliser. Cela sera d'autant plus important que les délais sont court et que l'enjeu est important. Là où ça risque de poser problème c'est qu'il faut quelqu'un qui maîtrise la solution à déployer et qui est disponible à 100%.

Je cherche donc un CMS qui soit bien adapté aux besoins d’un extranet. Pourriez-vous svp m’aider à identifier le CMS le mieux adapté ? Ce serait très sympa, car vu les délais très tendus, je ne peux malheureusement pas tester plusieurs CMS comme je le voudrais... Une fois le choix arrêté, je viendrai partager cette expérience au fil du projet.

Il est toujours possible de conseiller une solution, mais ça veut dire que le besoins sont biens définis en amont... ce qui veut dire qu'on a passé un peu de temps en amont à réflechir (en général, ce n'est pas trop le cas lorsque c'est "urgent").

- Classification des contenus à l’aide de rubriques contenant des sous-rubriques (jusqu’à 6 niveaux), dans lesquelles on peut placer texte + images + docs PDF à télécharger

- Site bilingue français/anglais

- Accès restreint pour membres seulement (gestion oubli du mot de passe)

Jusqu'à on reste sur des choses assez standard...

Recherche full text efficace, y compris dans les PDF qui contiennent l’essentiel des infos

Là on rentre déjà dans un critère qui permet d'éliminer un certain nombre de CMS, encore qu'on puisse mettre en oeuvre des moteurs de recherche full text de manière disctincte du CMS. Attention ce critère va aussi supposer une connaissance technique plus approfondie qu'un projet "moyen" (encore une fois, on en vient aux moyens : qui va être chargé de mettre en oeuvre le projet ? Juste vous ou une équipe technique ?), mettre en place Apache Solr ou Sphinx ou un autre moteur de recherche full text open source n'est pas complètement trivial...

- Recherche multi-critères (ex : critère 1 = concert ; critère 2 = rock ; critère 3 = Ile de France), donc indexation des contenus en rapport.

Le moyen le plus efficace de mettre en place ce type de recherche c'est d'avoir en amont une interface permettant de classifier les contenus selon un ou plusieurs critères. Ici vu le besoin, impérativement multi-critère, ça élimine pas mal de CMS.

- Modules pages d’accueil : notamment module news classique (résumés articles + liens vers rubrique news), module Dernières mises en ligne (noms fichiers + lien), et module d’articles publiés en homepage seulement. Bref, une homepage dynamique ; )

Bon ça c'est faisable pour de nombreux CMS...

Si envisageable :

- Possibilité de copier le site sur une clé USB pour l’exploiter hors connexion (salons, rdv clients...)

Cet aspect n'aura rien à avoir avec le choix du CMS, il existe des solutions permettant de faire tourner un serveur en local (comme Movamp). Ca nécessite encore un minimum de connaissance technique.

- Au moins 2 profils d’admins (admin général, admin contenus)

Ca ça ne devrait pas poser de problème pour la plupart des CMS non plus...

Je précise qu’en tant que webdesigner, je ne suis pas très calée en technique, donc plus la courbe d’apprentissage est rapide, plus j’ai de chances de m’en sortir ; )

Merci d’avance de vos conseils !

Le problème c'est que vu les exigences, la courbe d'apprentissage sera forcémment là, surtout pour quelqu'un de peu technique (mais tout dépend, il y a des webdesigner qui n'ont aucun problème avec la technique et qui touchent un peu à tout... je dirai qu'avec un peu de curiosité, une bonne capacité d'apprentissage, et en ayant pas peur du code - sans être développeur - on peut déjà faire beaucoup).

Pour moi, ce projet est tout à fait faisable avec Typolight ou Drupal, sachant que Drupal dispose de modules pour le moteur de recherche full text (notamment via http://drupal.org/project/apachesolr) alors que ce n'est pas le cas de Typolight. Deuxième élément pour lequel Drupal me semble plus puissant, c'est le module Taxonomy qui permet de créer des classifications multi-critères avec comme souhaité ensuite la possiblité de créer facilement des filtres multi-critères pour trouver l'information. Typolight offre aussi ce genre de fonctionnalités mais limité au cadre d'un module (Catalog) qui risque de limiter son champ d'application.

En plus des fonctionnalités souhaitées, Drupal offre quelques modules particulièrement important pour un intranet / extranet :

- la gestion souple et pointue des notifications via le module notification

- la gestion poussée du workflow via le module workflow (en général l'information suit un cycle d'approbation, Drupal offre en plus la possiblité de déclencher des actions automatiquement lors du passage d'un statut à un autre dans le flux de publication)

- la gestion fine des droits d'accès, qu'on étendra avantageusement avec coherent access, user permissions, content access... en fonction des besoins

- la customisation des contenus, avec les types de contenus dont les champs sont personnalisables (via l'indispensable CCK) : en effet les informations d'un intranet correspondent rarement à la structure basique titre - intro - corps du texte)

- un calendrier digne de ce nom via le module calendar, avec la possiblité soit de s'inscrire à un évènement, soit d'envoyer des invitations à des utilisateurs

- un module (webform) qui permet de construire rapidement des formulaires et de gérer les données collectées sans connaissances techniques particulières

- j'en oublie forcémment...

Certains vont conseiller Joomla, effectivement il dispose de nombreux modules. Mais personnellement je pense que c'est un outil trop rigide à plusieurs niveaux, dont la souplesse est loin d'égaler celle de Drupal. Encore une fois, ce sera une question d'appréciation personnelle un expert Joomla pourra faire du bon boulot et obtenir des résultats très acceptables mais comme pour des outils comme Typo3, le temps de mise en oeuvre est à mon sens plus long que pour des solutions plus modulaires comme Drupal.

Pour un néophyte en matière de CMS, Joomla aura un côté familier (interface à la Windows) et une courbe d'apprentissage bien plus facile en apparence (du moins pour les premiers 75% du chemin) mais dès qu'on va chercher plus loin on va payer cette apparente facilité lorsqu'on va chercher à pousser la personnalisation.

Encore une fois, c'est mon avis et il est nécessairement subjectif...

Autre chose, en fonction du nombre d'utilisateur ou si on parle du cadre d'une grande / très grande entreprise il faudra peut-être aller voir du côté d'Alfresco mais là on est dans une autre catégorie qui nécessite une équipe et des experts pour être déployé...

[Dadou]

Dans les grandes lignes j'approuve tout ce qu'a pus dire davidm, mais j'irais plus loin en ajoutznt que pour moi, une entreprise qui ressent le besoin d'un extranet avec ces critères est une entreprise qui doit pouvoir débloquer un budget convenable. Un tel projet on ne le donne pas a quelqu'un qui n'a que peu de connaissances techniques :

- Au moins une fonctionnalité réclame un serveur dédier : le moteur de recherche, tu ne trouveras pas ce qu'il faut sur du mutualisé pour la recherche fulltext sur les pdf, et là, ça nécessite du coups des connaissances en admin serveur.

- La construction d'un extranet cela se pense bien en amont, si tu n'en a jamais fait, ou utilisé, il y a des chances que tu te rétame ne serais qu'au niveau de l'ergonomie de ce dernier.

- Quelque soit le CMS utiliser, il faudra très certainement le triturer pour qu'il convienne aux besoins de l'entreprise.

Personnellement, un profil comme le tiens, je le vois plus comme étant celui de l'interlocuteur avec le prestataire chargé de réaliser le projet

[paolodelmare]

Classification des contenus à laide de rubriques contenant des sous-rubriques (jusquà 6 niveaux), dans lesquelles on peut placer texte + images + docs PDF à télécharger

avec ce genre d'exigences tu peux te retrouver avec une quantité d'info très importantes (n⁶ en fait)

Des compétences en archi de l'information ne seraient pas un luxe.

D'accord avec les posts précédents.

Beaucoup de travail de préparation avant de seulement commencer à installer (voire choisir) ton outil

Bon courage

[Praia-do-Forte]

Merci beaucoup à tous les trois de vos conseils, d'avoir pris le temps de me répondre.

C'est très intéressant... par contre, c'est donc pire que ce je pensais, il est peu probable que je m'en sorte seule...

J'ai eu l'occasion de travailler sur Drupal, mais avec un presta.

Et je ne vois vraiment pas comment je vais pouvoir gérer seule ce type de CMS complexe.

Sans oublier l'urgence qui en effet n'est pas une option raisonnable pour un tel projet !

Je suis d'habitude chef de projet côté client, et je fonctionne avec un prestataire pour la mise en place de CMS (dont Drupal).

Malheureusement la crise est là, et on m'a refusé de pouvoir sous-traiter le projet, je suis donc au pied du mur en tant que responsable multimédia.

Je réalise à vous lire le calvaire qui m'attend, je vais donc essayer de revenir à la charge pour obtenir de l'aide, ou faire revoir les ambitions du projet.

Merci beaucoup, bon WE !

Personnellement, un profil comme le tiens, je le vois plus comme étant celui de l'interlocuteur avec le prestataire chargé de réaliser le projet

Personnellement moi aussi !

Modifié 6 Mars 2009 par Praia-do-Forte

[davidm]

On a pas toujours le choix, c'est certain... ceci dit une des qualités d'un bon professionnel, à mon avis, est de savoir défendre les ressources nécessaires pour un projet donné : si les conditions de réussite ne sont pas réunies alors il faut - à défaut de pouvoir dire non - émettre des réserves fortes et faire en sorte que celles-ci soient consignées (se couvrir en quelque sorte).

A l'impossible, nul n'est tenu ! Une des erreurs que l'on fait quand on est jeune c'est de penser qu'on doit toujours pouvoir faire / dire oui. C'est la meilleure recette pour se planter et perdre confiance en soi.

Mon conseil c'est quand même d'essayer d'argumenter de manière rationnelle et structurée, si c'est la crise et qu'on ne veut pas mettre les moyens on aura un résultat médiocre si on fait quand même et on a fortement intérêt à différer le projet !

Si celui-ci est réellement important, on mettra les moyens plus tard. Si on le fait sans avoir les moyens, c'est qu'il n'est pas important ou alors que le manager n+1 qui met en avant l'urgence n'a pas su lui-même donner les arguments à sa direction / son C.A pour différer le projet ou mettre les moyens en place. Donne lui des cartouches et s'il ne veut pas entendre raison, couvre toi (ce n'est pas une solution top mais quand on est forcé)...

La question évidente de quelqu'un qui a une bonne compréhension du management sera : même si j'engage des ressources plus faibles et que cela ne marchera pas, ce sera déjà trop d'investissement ! En période de crise on doit être rationnel certes, mais plus que faire attention aux coûts dans l'absolu c'est la valeur ajoutée à laquelle il faut faire attention !!! Un coût faible pour une valeur ajoutée nulle est supérieure à un coût plus important avec une valeur ajoutée. Maintenant, c'est clair qu'il est difficile de chiffrer précisémment la valeur ajoutée d'un projet de ce type et c'est bien ce qui rend aveugle les adeptes du "bottom line"... on vit dans un monde qui marche sur la tête du coup (court terme, court terme quand tu nous tiens...).

Pour en revenir à ta problématique concrète, ne panique pas : Drupal a l'air complexe mais si tu t'y colles à plein temps, avec l'aide de la communauté tu devrais pouvoir quand même produire quelque chose (mais ça ne sera pas l'ensemble ce qui est attendu). Essaye par contre, au pire, de négocier un minimum d'aide extérieure (entre un budget complet et zéro il y a sûrement des marges de manoeuvre quand même).

[Praia-do-Forte]

Bonjour David,

Merci de tes conseils avisés, en effet maintenant que j'ai fait un tour d'horizon des CMS, possibilités et limites avec mon niveau technique dans le délai imparti, et que tu m'as confirmé ce que j'avais perçu, je vais revenir à la charge concernant les ressources indispensables au projet. A minima pour éviter qu'on me reproche un résultat moindre, et dans le meilleur des cas pour obtenir un minimum d'aide extérieure !

Une petite question à ce propos sur ta dernière phrase :

"Essaye par contre, au pire, de négocier un minimum d'aide extérieure (entre un budget complet et zéro il y a sûrement des marges de manoeuvre quand même)."

J'y pensais justement, mais dans quelle mesure est-ce possible selon toi ?

Le principal point de blocage pour moi étant la mise en oeuvre rapide d'un CMS que je ne connais pas encore, y compris pour anticiper les besoins de la recherche multicritères.

Je pourrais par contre gérer efficacement le zoning + gabarits graphiques + paramétrage des rubriques et sous-rubriques (suite démo j'imagine) + saisie des contenus à la fin.

Est-ce que ça te paraît gérable qu'un presta et un client fonctionnent ainsi en "binôme", à condition d'une bonne organisation décidée au préalable ?

Merci de ton avis, et bonne journée !

[davidm]

Personnellement je ne vois pas pourquoi ce ne serait pas possible, à condition que les choses soient bien cadrées au départ (parceque dans cette situation un prestataire peut vite être phagocyté par le transfert de compétences qui peut prendre pas mal de temps) ou alors qu'on parte sur la base d'un travail au temps passé mais là ça risque de ne pas cadrer avec les restrictions budgétaires...

Donc ça veut dire qu'il faut que tu consultes des professionnels avec une demande très précise (ou que tu définisse le périmètre d'intervention avec eux) pour avoir une idée de ce qui est possible pour quel prix...

Pour ce qui est de travailler en binôme je pense que la majorité des freelances ont l'habitude de bosser comme ça avec un interlocuteur en interne... c'est mon cas personnellement. Par contre ça risque d'être pas facile à négocier avec des web agencies... A mon avis ce qu'il te faut c'est un freelance expert Drupal si tu choisi Drupal.

[Praia-do-Forte]

Merci de ton avis, ça aurait en effet été l'idéal !

Bon j'ai bien expliqué les enjeux, les limites si on lance malgré tout ce projet sans ressources... ils ont compris (disent-ils) mais ça ne change rien : on n'a pas de budget, mais le site extranet est indispensable.

Quitte à ne pas avoir toutes les fonctionnalités demandées...

Donc je vais devoir me débrouiller pour faire au mieux.

Je continue de comparer les solutions, fonctionnalités, pour trouver un CMS pas trop innaccessible et quand même assez complet.

Merci en tous cas pour tes conseils !

[davidm]

N'importe quel CMS nécessitera un apprentissage, choisir un CMS plus simple que Drupal mais qui va éventuellement poser un problème ultérieurement parcequ'il ne dispose pas des addons nécessaires ne me semble pas une très bonne idée... à mon avis il est possible d'obtenir un résultat (même partiellement satisfaisant) avec Drupal que tu pourras ensuite customiser ou dont tu pourras ajuster le paramétrage ultérieurement lorsque ta boîte sera prête à mettre un minimum de moyen.

Car si tu vas au plus simple, lorsque tu voudras aller plus loin il faudra soit faire du dév spécifique sur la plateforme choisie (ça coûte cher pour le coup) soit changer de plateforme (ça coûte aussi cher, au final avec en plus un risque d'abandon par les utilisateurs forcé de changer de plateforme...).